«Культура» (АКИpress) — Архивы — это не только источник справочной информации, но и хранилище нашей истории.
АКИpress побеседовал с председателем Архивной службы при Министерстве цифрового развития Марией Алыбаевой о современных вызовах для архивов в эпоху цифровизации, их роли в сохранении прошлого для будущих поколений, а также о достигнутых результатах и планах на будущее.
— Сколько всего документов хранится в наших государственных архивах?
— В настоящее время на государственном хранении Архивной службы находится более 4 млн единиц хранения на бумажной основе, фото и аудиовизуальных документов на различных носителях. Для понимания, 1 единица хранения – это дело, состоящее из 250 листов.
— А вообще сколько документов уже оцифровано?
— Процесс оцифровки такого массива архивных документов проводится в семи государственных архивах республики, в том числе в Центральном государственном архиве кинофотофонодокументов Кыргызской Республики и идет очень медленно, поскольку архивная отрасль ненадлежащим образом оснащена техническим оборудованием. Мы не имеем возможности сами закупить соответствующее дорогостоящее оборудование, поэтому на данном этапе в силу своих возможностей проводим оцифровку теми сканерами, которые имеем.
В первую очередь подлежат оцифровке более 2 млн единиц хранения. Это правоустанавливающие документы, постановления о выделении, трансформации земельных участков и наделов, которые часто запрашиваются нашими гражданами и правоохранительными органами. Так, за 2013-2023 годы всего отсканировано порядка 25 тыс. единиц хранения документов на бумажной основе и оцифровано около 84 тыс. единиц хранения фотофонодокументов, для хранения которых используются как серверные установки, так и обычные компьютеры с увеличенным количеством жестких дисков, что не способствует обеспечению должной сохранности отсканированных изображений документов.
Если брать в процентном соотношении, то это крайне низкий показатель, где-то 5-7% из всего имеющегося количества. Повторюсь, это связано с недостаточным финансированием и устаревшим оборудованием, кадровыми ресурсами, но мы этот вопрос поднимаем на уровне Кабинета министров, представляем свои обоснования с расчетами и предложениями о возможности рассмотрения финансирования на приобретение специальных книжных сканеров и серверов.
— А где вы размещаете такое количество документов?
— Количество хранящихся в государственных архивах документов ежегодно возрастает, что требует дополнительных материальных ресурсов, в первую очередь — дополнительных площадей. Если за период с 1977 по 2017 годы было введено в эксплуатацию всего 9 новых зданий госархивов, то за последние 7-8 лет наша работа в направлении строительства объектов для Архивной службы была очень плодотворной. Особенно подчеркну 2024 год, потому что в этом году построено и сдано в эксплуатацию 5 зданий по республике, которые были финансированы через республиканский бюджет. В частности, в Ошской области построено двухэтажное здание для госархива Араванского района, в Аксыйском районе Жалал-Абадской области построено новое здание госархива, в Нарынской области построено двухэтажное здание для Жумгальского госархива, которое находилось в очень плачевном состоянии, в Иссык-Кульской области сдали сразу 2 объекта — в Балыкчы и в Тонском районе. Кроме этих 5 зданий в конце ноября планируется открытие ещё 2 объектов в Таласской области. Это здание Таласского городского госархива и Бакай-Атинского районного госархива.
Помимо этого, в Перечень объектов капитального строительства включены 2 здания в Жалал-Абадской области. Это будет новый Кок-Жангакский городской госархив, строительство которого уже начато и Сузакский районный госархив. Добавлю, что в Перечень объектов капитального строительства на следующий год включено строительство Джети-Огузского районного госархива Иссык-Кульской области.
И важно отметить самое главное событие для Архивной службы. Начато строительство нового 6-ти этажного здания госархива в городе Бишкек по улице Месароша, ведь за последние 65 лет в столице не было построено ни одного архива.
Вот это здание*, где мы сейчас с вами находимся, было построено еще в 1964 году.
* — здание Архивной службы по ул.Токтогула, 105.
Кроме того, в рамках проводимого нашим министерством процесса перевода информационных данных на цифровые носители во всех государственных учреждениях, встал вопрос строительства нового электронного архива. Архивной службой уже разработана проектно-сметная документация на строительство трехэтажного административного здания Государственного цифрового архива (ГЦА), далее она будет направлена на госэкспертизу.
— Можете подробнее рассказать про цифровой архив. Как госорганы будут сдавать архивные документы и как вообще будет происходить весь этот процесс?
— Для перевода в цифровой вид архивных документов планируется организовать работу по поэтапной оцифровке архивных документов с применением комплекса специализированных технических и программных средств. Создание Государственного цифрового архива и проекты концепции Государственного цифрового архива включены в План мероприятий Кабинета министров Кыргызской Республики по реализации Концепции цифровой трансформации Кыргызской Республики на 2024-2028 годы.
— То есть, к примеру, если у них документы на флешках, они будут сдавать флешки?
— Вы правы, электронные документы могут храниться на флешках или дисках. Но это самый ненадежный способ. Носитель легко потерять или повредить, он может прийти в негодность со временем. Безопасность информации при таком способе самая низкая, т.к. защиту диска или флешки легко взломать.
С 2021 года во всех госорганах функционирует автоматизированная система электронного документооборота (СЭД), которая обеспечивают нужный уровень защиты, оперативный доступ, понятную структуру и правила хранения. Внедрение СЭД в учреждениях повышает эффективность и оперативность работы с электронными документами и электронными копиями бумажных документов.
Целью разработки и внедрения автоматизированной информационной системы «Государственный цифровой архив» и является создание механизма по обеспечению автоматизации процесса передачи электронных документов на постоянное и длительного хранение.
— Когда я заходила, видела, что в приёмной люди приходят за какими-то справками, да?
— В нашем здании находится Центральный государственный архив Кыргызской Республики, который выдаёт архивные справки либо выписки из постановлений о выделении земельных участков, о трансформации земельных наделов. Помимо этого у нас есть Бишкекский городской госархив по улице Месароша, который выдает гражданам архивные справки социально-правового характера. Это копии приказов о приеме и увольнении от занимаемой должности, о подтверждении трудового стажа, о начислении заработной платы. В основном это касается граждан для начисления пенсионных выплат.
Кроме того, в рамках цифровой трансформации и в целях полной автоматизации государственных услуг, оказываемых госархивами, Архивной службой разработано техническое задание на АИС «Архивные справки» и заключен договор с ГП «Инфоком» на разработку данной АИС. Внедрение данной АИС в эксплуатацию с подключением к государственному порталу электронных услуг позволит гражданам отправлять запросы и получать архивные справки на удаленной основе, т.е без посещения госархива.
— Через «Түндүк» можно получить архивную справку?
— Если вы имеете в виду мобильное приложение, то – пока нет. В настоящее время на государственном портале электронных услуг Кыргызской Республики есть автоматизированная услуга Архивной службы — предоставление информации по запросам социально-правового и тематического характера физических и юридических лиц. С помощью данной услуги можно подать заявку на получение архивных документов социально-правового и тематического характера физических и юридических лиц. Для того, чтобы воспользоваться данной услугой необходимо авторизироваться на этом портале.
А что касается мобильного приложения «Түндүк», то со стороны ГУ «Түндүк» ведутся работы в этом направлении.
— Сколько на сегодня справок выдаёт Архивная служба по факту?
— В год по республике Архивной службой выдается более 165 тыс. архивных справок, но эта цифра варьируется. Количество справок зависит от запросов и обращений граждан, но статистика показывает динамику ежегодного роста. Это связано с тем, что сегодня в обществе растет понимание значимости и востребованности архивов, поскольку граждане стали понимать, что архив является хранителем первоисточников и сведения о необходимых документах или спорных вопросах по оформлению пенсии, подтверждению трудового стажа, по имущественным правам и другим вопросам социально-правового характера можно получить в госархивах.
— Вы до этого упомянули, что архивы переполнены. Мне интересно, вот в этом здании из 4 млн сколько документов помещается?
— Здесь в Центральном государственном архиве Кыргызской Республики имеется 4 хранилища, в которых находится более 500 тыс. единиц хранения. Я уже выше говорила, что 1 единица хранения – это дело, состоящее из 250 листов, т.е. 125 млн листов.
Основная проблема для госархивов — это 100% загруженность архивохранилищ, в некоторых архивах на 110%-120%, поэтому вопрос строительства зданий вызван отсутствием площадей для хранения документов госучреждений.
Если построим трехэтажное здание для электронных документов, то в этом здании у нас останутся свободные помещения для приема архивных документов на бумажных носителях.
— У вас хранятся очень редкие старые архивные документы. В каких условиях они хранятся? Какие условия надо соблюдать, чтобы обеспечить их сохранность?
— Есть постановление правительства Кыргызской Республики от 18 марта 2014 года № 160, которым утверждены Требования к помещению и оборудованию архива учреждения. В этих требованиях прописаны нормы для безопасного хранения архивных документов. Это безопасность в противопожарном, охранном, световом отношении, санитарные нормы, температурно-влажностный режим хранения документов и др. В типовых зданиях эти условия предусмотрены, там установлены специальные оборудования для соблюдения всех установленных норм.
Архив – это ведь история, достояние страны. У нас хранятся архивные документы двух веков. Наша задача сохранять и восстанавливать угасающие тексты. В бытность СССР существовали специальные лаборатории, специальные химические вещества с особым составом, путем которых они возвращались, восстанавливались. К сожалению, после обретения независимости не каждый госархив обладает такой материально-технической базой.
— Какая работа проводится в рамках указа президента о переходе на электронный документооборот?
— Есть такой нормативный акт – Типовой перечень архивных документов с указанием сроков их хранения, который периодически дополняется или меняется с течением времени. В этом году в целях реализации указа президента Кыргызской Республики «О неотложных мерах по активизации внедрения цифровых технологий в государственное управление Кыргызской Республики» от 17 декабря 2020 года № 64 Архивной службой разработан новый Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием сроков их хранения, который утвержден приказом Министерства цифрового развития в рамках делегирования полномочий Кабинета министров Кыргызской Республики Министерству цифрового развития. Вот в этом новом Типовом перечне указано, какие документы можно создавать в электронном виде в автоматизированной системе электронного документооборота (СЭД).
Он состоит из 863 наименований документов, из них 745 (86%) наименований будут создаваться и храниться на электронных носителях без дублирования подписи на бумажных носителях. И только 118 (14%) наименований, которые являются документами государственной важности, будут создаваться в бумажном виде. Это Конституция Кыргызской Республики, конституционные законы Кыргызской Республики, Кодексы Кыргызской Республики, законы Кыргызской Республики, международные договоры, соглашения, конвенции, протоколы, меморандумы, верительные грамоты и др.
Для внедрения нового Типового перечня в работу Архивной службой начата активная работа со всеми структурными и подведомственными подразделениями Архивной службы по организации тренингов для делопроизводителей и архивариусов высших органов государственной власти и других учреждений по разъяснению содержания нового Перечня, о внесенных изменениях и дополнениях, а также активизации имеющихся в СЭДе электронных номенклатур дел в соответствии с нормами нового Перечня. В регионах сейчас также проводятся тренинги, обучение проводят не только наши архивисты, но и сотрудники государственного предприятия «Инфоком».
— Они пока только обучаются?
— У нас есть зал, оборудованный компьютерной техникой для проведения тренингов. Само обучение построено по принципу самостоятельной работы с помощью специалистов Архивной службы как проводников, т.е. делопроизводители и архивариусы учреждений учатся, непосредственно применяя навыки, и сразу же на месте плавно вносят изменения и дополнения в свои уже имеющиеся в СЭДе электронные номенклатуры дел на основании норм нового типового Перечня.
— А вы с архивами других стран поддерживаете связь?
— Да, конечно. Наша Архивная служба является членом Международного совета архивов (МСА). Это крупная организация, объединяющая около 185 архивов разных стран с секретариатом в г. Париж (Франция), которая объединяет государственные архивные службы, архивные учреждения различных форм собственности и заинтересованных специалистов в области архивного дела и содействует международному сотрудничеству архивов и архивистов.
В 2000 году было создано региональное отделение — Исполнительный комитет Содружества независимых государств, куда вошли страны постсоветского пространства, и в рамках которого мы ежегодно проводим заседания Консультативного совета. Наши архивные службы входят в евро-азиатское региональное отделение Международного совета архивов (ЕВРАЗИКА).
Являясь членом Консультативного совета, я представляю нашу страну. Кыргызстан активно участвует в заседаниях исполкома СНГ, что создает большие возможности для общения и сотрудничества с иностранными коллегами, выхода на международную арену, обмена опытом, знаниями и информацией.
В этом году очередное 20-е заседание Консультативного совета руководителей архивных служб стран-участников СНГ проходило в г. Душанбе (Таджикистан). Следующее заседание Исполнительного комитета СНГ состоится в 2025 году в г. Москва (Россия).
Мы не находимся в вакууме. Есть ряд соглашений по взаимодействию с архивными службами многих стран: с Азербайджаном, Венгрией, Казахстаном, Китаем, Монголией, Россией, Узбекистаном и др.
Недавно в Бишкек приезжал президент Турции, в рамках встречи был подписан Протокол о взаимодействии с Государственным архивом Турции. Теперь в перспективе планируем посетить архивы города Анкара и Стамбул. Турция богата своей историей, в архивах Турции можно найти материалы по истории Османской империи. Мы хотим посетить этот уникальный архив, а также посмотреть, как в архивах Турции ведется работа по внедрению информационных технологий, как проводится оцифровка, как предоставляется услуга по обслуживанию граждан в электронном формате и ряд других интересующих вопросов, которые мы планируем изучить в рамках этого протокола.
Отмечу сотрудничество с российской стороной. В позапрошлом году они нам предоставили свой программный продукт «Архивный каталог» для создания общедоступной базы данных «Центральный фондовый каталог» на безвозмездной основе. В настоящее время нами создана база, в которой будет отражено местоположение документов более 22 тыс. организаций, сдавших документы на госхранение. Это значительно облегчит поиск документов.
— Чтобы не искать вручную?
— Да.
— А кроме обмена опытом и получения знаний, что вы еще делаете, выезжая в архивы зарубежных стран?
— Очень хороший вопрос, спасибо что задали его. В рамках плана мероприятий Кабинета министров Кыргызской Республики по реализации Национальной программы развития Кыргызской Республики до 2026 года Архивной службой запланировано выявление архивных документов о кыргызах и нашем Кыргызстане. Так, недавно наши сотрудники съездили в Москву, в Санкт-Петербург, в Казахстан, в архивах которых были выявлены очень интересные документы XVIII, XIX и XX веков. Есть уникальные документы, например, выявлена стенограмма 16-го заседания Государственной думы о восстании 1916 года местного населения в Туркестане и степных областях. Кроме того, там выявлено и изучено очень много исторических документов, которыми будет пополняться наш Национальный архивный фонд.
А в позапрошлом году мы привезли из г. Хельсинки (Финляндия) фотографию Курманжан Датки. Эта уникальная фотография из Финского агентства наследия, в которой запечатлена встреча алайской царицы с известным российским путешественником с Густавом Маннергеймом, была передана нашими финскими коллегами.
// Госархив КР
Как вы поняли, у нас есть бесценные архивные документы не только из архивов стран бывшего СССР, но и других зарубежных архивов, которыми пополняется наш Национальный архивный фонд.
— Как это все можно увидеть?
— Привезенные архивные материалы мы выставляем на страницах нашего сайта, а также регулярно организовываем виртуальные, стационарные выставки. Я хочу сказать, что на самом деле архивы – это передовая невидимого фронта, на которой архивисты охраняют историю своего народа, документы с важным содержанием в их первоначальном состоянии.
Архивы осуществляют хранение, комплектование, учёт и использование архивных документов. Это очень кропотливая работа, но, к сожалению, не заметна. Кроме того, что мы привозим ценные документы, организовываем выставки, мы еще предоставляем архивные материалы по запросам всех государственных органов.
В этом году во исполнение указа президента Кыргызской Республики № 270 «О праздновании 100-летия образования Кара-Кыргызской автономной области» во всех госорганах и учреждениях проводились мероприятия, посвященные этой знаменательной дате. Представляете да, с каким потоком запросов справлялись наши госархивы. Кроме этого события, в этом году были юбилейные даты (100 лет) Верховного суда Кыргызской Республики, Генеральный прокуратуры Кыргызской Республики, МВД Кыргызской Республики. На все эти мероприятия материалами об истории образования и создания их ведомств для организации выставок, размещения на ведомственных сайтах, публикаций в СМИ и пр. обеспечивает Архивная служба.
Отмечу еще что, в прошлом году именно на основе наших кинофотофонодокументов и привезённых подлинных архивных данных, Архивной службой была издана книга о великом государственном деятеле Жусупе Абдрахманове, которая была написана нашими архивистами.
— А как вы сами подготовились к празднованию 100-летия образования Кара-Киргизской автономной области?
— Архивная служба по своей инициативе с 2023 года начала большую работу по подготовке и проведению праздничных мероприятий, посвящённых 100-летию образования Кара-Киргизской автономной области. Были подготовлены исторические справки и информационные материалы, предоставлены копии архивных документов. Направлены тематические подборки для размещении их на сайтах. В СМИ опубликованы статьи, подготовлены телепередачи. В читальных залах государственных архивов по этой теме занималось свыше 200 пользователей.
В совместной с центральными госархивами виртуальной выставке «100-летие образования Кара-Киргизской автономной области» было представлено более 300 архивных документов и других материалов за 1907-1950 годы, отражающие путь к кыргызской государственности и его первые шаги.
Впервые на выставке представлена тематическая экспозиция, состоящая из фотографий и официальных документов, привезённых из архивов России и Казахстана, а также Сборник административно-территориального деления Кыргызстана с 1924 по 2005 годы, состоящий из 3-х томов.
На это мероприятие были приглашены наши знаменитые деятели науки, с которыми Архивная служба взаимодействует в тесном сотрудничестве. Это Курманов З. К., проректор по науке Дипломатической академии МИД КР, доктор исторических наук, профессор, Бедельбаев А.Б., доктор исторических наук, профессор Института истории и регионоведения Кыргызского Национального университета им. Ж. Баласагына, а также наши ветераны архивного дела.
— Есть у вас еще другие проблемы, кроме приобретения дорогостоящего оборудования?
— Конечно, вопросов, проблем у нас очень много. Основная проблема — эта низкая заработная плата.
— Какая она?
— В среднем архивисты получают 18-20 тыс. сомов, в зависимости от трудового стажа. Мы обращались в Министерство финансов с обоснованием оказать финансовую поддержку из средств республиканского бюджета на повышение оплаты труда работников Архивной службы, нам обещают. Я очень надеюсь, что на следующий год Кабинет министров рассмотрит этот вопрос.
— Архивариус — это редкая профессия?
— Я бы сказала, что это тихая, незаметная работа, но очень важная для людей. Архивариус очень переживают за людей и щепетильно изучает каждый документ, случается, что подготовка справки, на которую нужно несколько часов, растягивается на два дня. И вы правы, эта профессия редкая. Молодежь к нам идёт неохотно, сейчас она ищет статусную работу. Во-вторых, с учётом того, что всё дорого, естественно, они пойдут работать туда, где есть высокая зарплата.
Конечно, мы не молчим о проблемах и пишем, обращаемся через наше министерство в Кабинет министров. Министр у нас очень внимательная, она всегда внемлет нашим проблемам, всегда оказывает помощь и поддержку. Архивная служба находится в ведении Министерства цифрового развития и благодаря нашему министру, мы сейчас реализуем проект автоматизированной информационной системы по выдаче архивных справок.
В последние 6-7 лет ощущается поддержка со стороны правительства, Министерством финансов выделены финансовые средства, за счёт которых мы смогли построить 5 архивов, сейчас в регионах строятся. На следующий год также объекты по строительству архивов внесены в Перечень объектов строительства и реконструкции, финансируемых из республиканского бюджета.
— Вот вы сказали, что издали трёхтомник по административно-территориальному делению Кыргызстана?
— Да, этот сборник отражает начало национальной государственности кыргызского народа Кара-Кыргызской автономной области в результате размежевания народов Средней Азии. В трехтомнике даны сведения, охватывающие периоды с 1924 по 2009 годы, в которых отражены изменения территориальных единиц, изменения населенных пунктов названий, статус, границ, областей, районов и т.д.
— Обычные граждане могут его купить?
— Да, они в свободном доступе. Мы эти книги раздаем историкам, вузам. Также рассматриваем возможность размещения на нашем сайте.
Что касается Жусупа Абдрахманова, мы в 2021 году издали сборник архивных документов и материалов о нем. Архивные материалы отражают героический путь становления государственного деятеля, тот огромный вклад, который внес Ж.Абдрахманов в партийное, советское, и хозяйственное строительство Кыргызстана.,его работу в комсомольских, партийных и советских органах. Государственные деятели, которые стояли у истоков образования нашей государственности. Исторические архивные документы у нас на хранении, и мы опубликовываем книги, и эта книга была презентована нашим президентом.
— Уникальная книга.
— Да.
— По-моему, у вас на сайте есть виртуальная выставка Жусупа Абдрахманова?
— Да, есть такая выставка. А как без истории? Без истории ни одно государство не развивается. Архивы — это прежде всего история народа, история страны. Развитие, становление государства в политике, в экономике, культуре, строительства ГЭС, фабрик, заводов — это целая эпоха государства, его становление в разные периоды времени.
— Говоря об истории. Недавно стало известно, что в архивах Китая есть архивные документы, касающиеся истории кыргызов. Это так?
— Архивные документы об истории кыргызов есть не только в Китае архивные документы имеются и в Узбекистане и в других странах. Выявление и приобретение этих архивных документов требует немалых финансовых средств. Недавно наш сотрудник выезжал в Санкт-Петербурге на 10 дней. Она в читальном зале архива изучила путеводители дореволюционного периода и описи дел. Это фонды Государственной думы, Совета министров, Совета при высочайшем дворе за 1769-1801 годы, Высшего совещательного учреждения при Императорской особе, созданного Екатериной II в 1769 в связи с началом Русско-турецкой войны (1768-1774 гг.). Также материалы общих собраний, ревизии сенатора по линии Туркестанского края, Департамента духовных дел иностранных исповеданий.
Если бы со стороны государства финансирование было открыто в достаточном объеме, конечно, мы позволили бы себе поехать и в Китай, и в Турцию, и Узбекистан, и в другие страны, привезли бы уникальные, бесценные архивные материалы. Пока на сегодняшний день мы довольствуемся тем, что есть. Я очень надеюсь, что в будущем будет заинтересованность и в нашей отрасли.
— Да-а, столько документов…
— Да, очень много документов.
— Штат, наверное, еще нужно увеличить?
— Штат нужен, это человеческий ресурс, оборудование, зарплата. Это всё сопряжено между собой. Мы написали письмо в Кабинет министров о дополнительной потребной сумме на повышение оплаты труда работников Архивной службы, приобретение специального оборудования для оцифровки архивных документов и строительство государственных архивов по республике.
— Хорошо, что начали строить здания, чтобы не было переполненности.
— Да, и причём мы начали прямо с регионов.
— Чтобы люди не ездили куда-то, да?
— Да, во всех регионах имеются госархивы, некоторые из них тоже нуждаются в дополнительных хранилищах.
— У исторических зданий своя прелесть и атмосфера, своя душа.
— Да, я верю, что придет в нашем обществе понимание того, что архив — это прежде всего история народа, история страны. Архив является бесценным историко-культурным богатством страны, важнейшей составной счастью информационных ресурсов общества.
— Спасибо, Мария Артельевна, за очень содержательное интервью.
— Вам спасибо.
Подробнее: culture.akipress.org/news:2195163/?f=cp
